12 najczęściej spotykanych błędów w rocznym rachunku za koszty eksploatacyjne

Spóźnione rozliczenie 

Wynajmujący nie ma nieskończonego czasu na wystawienie rocznego rachunku za media. Zgodnie z artykułem 566 ust. 3 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), najemca musi go otrzymać najpóźniej do 12 miesięcy po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Na przykład, dla rachunku za media za rok 2020, okres rozliczeniowy kończy się 31 grudnia 2020 roku, więc najemca powinien otrzymać rachunek najpóźniej do 31 grudnia 2021 roku.

Kluczowym elementem jest moment dostarczenia rachunku do najemcy. Wrzucenie go do skrzynki na listy musi nastąpić w godzinach, kiedy można oczekiwać, że najemca otworzy ją jeszcze tego samego dnia. W przypadku, gdy rachunek zostanie dostarczony po terminie, wynajmujący zazwyczaj traci prawo do roszczeń i musi z własnej kieszeni go opłacić. 

Błędny okres rozliczeniowy

Maksymalny czas, za który wynajmujący może wystawić rachunek za koszty eksploatacyjne, wynosi dwanaście miesięcy. Decyzja dotycząca okresu rozliczeniowego należy do wynajmującego - może on uwzględnić, na przykład, okres od 1 stycznia do 31 grudnia lub inny dwunastomiesięczny okres. W rozliczeniu uwzględnia się jedynie koszty rzeczywiście poniesione w danym okresie. Rachunki pozwalają śledzić, kiedy i jakie wydatki miały miejsce. Najemca ma prawo zażądać wglądu do tych rachunków, a wynajmujący jest zobowiązany do ich udostępnienia.

Naliczanie kosztów niezgodnych z prawem i umową najmu

Umowa najmu precyzyjnie określa, czy najemca jest zobowiązany do pokrywania kosztów eksploatacyjnych i w jaki sposób ma to robić - czy to w formie czynszu, czy zaliczki na te koszty. Umowa również definiuje, które konkretnie koszty eksploatacyjne obciążają najemcę i tylko te koszty mogą być ujęte w zestawieniu operacyjnym. Tym samym warto dokładnie zapoznać się z treścią umowy, ponieważ często zawiera ona szczegółowy wykaz kosztów. Czasami pojawia się jedynie ogólna klauzula w umowie, mówiąca o tym, że oprócz czynszu najemca jest zobowiązany opłacać koszty eksploatacyjne zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie kosztów eksploatacyjnych. Taka klauzula jest wystarczająca, ponieważ pozwala najemcy sprawdzić, jakie dokładnie koszty są wliczone zgodnie z rozporządzeniem BetrKV. 

Rozporządzenie BetrKV pozwala wynajmującemu przenosić na najemcę następujące koszty w Niemczech, w ramach podpisanej umowy najmu przez obie strony:

• Podatek od nieruchomości - Obciążenia publiczne związane z posiadaniem nieruchomości.
• Koszty wody - Wydatki na dostawę wody do lokalu.
• Koszty drenażu - Wydatki związane z systemami odwadniającymi.
• Koszty ogrzewania - Wydatki na wszystkie rodzaje paliw potrzebnych do ogrzewania.
• Koszty ciepłej wody - Wydatki na dostarczanie ciepłej wody użytkowej.
• Ogrzewanie podłogowe - Koszty związane z utrzymaniem systemów ogrzewania podłogowego oraz innych systemów dostarczania ciepłej wody.
• Koszty windy - Wydatki na utrzymanie i eksploatację windy.
• Sprzątanie ulic i wywóz śmieci - Koszty związane z utrzymaniem porządku na zewnątrz budynku i wywozem odpadów.
• Sprzątanie budynków i zwalczanie szkodników - Wydatki na utrzymanie czystości wewnątrz budynku i kontrolę szkodników.
• Pielęgnacja ogrodów - Koszty utrzymania terenów zielonych wokół nieruchomości.
• Oświetlenie - Wydatki na oświetlenie zewnętrzne i wewnętrzne, w tym klatki schodowej.
• Czyszczenie komina - Koszty związane z regularnym czyszczeniem komina.
• Ubezpieczenie - Składki na ubezpieczenie mienia oraz od odpowiedzialności cywilnej.
• Koszty dozorcy - Wydatki na zatrudnienie dozorcy, z wyłączeniem podwójnego fakturowania za wykonywane przez niego usługi.
• Systemy antenowe - Koszty utrzymania ogólnodostępnych systemów antenowych (z wyłączeniem telewizji kablowej i DSL od połowy 2024 roku).
• Korzystanie z pralni - Koszty związane z użytkowaniem ogólnodostępnej pralni w budynku.
• Pozostałe koszty eksploatacyjne - czyszczenie rynien, konserwacja czujników dymu, analiza wody pitnej, eksploatacja budynków gospodarczych.

Ujęcie złych kosztów w pozostałych kosztach eksploatacyjnych

Ostatni punkt rozporządzenia BetrKV uwzględnia możliwość naliczenia pozostałych kosztów eksploatacyjnych. Taka niejasność często prowadzi do sporów między wynajmującymi a najemcami. Umowa najmu powinna precyzyjnie wymieniać koszty, które regularnie występują i są rozliczane w tej kategorii.

Przykłady, które zostały uznane przez sądy za „pozostałe koszty operacyjne”, obejmują:

• Koszty systemów alarmowych lub monitoringu wizyjnego,
• Wydatki na portiera,
• Koszty eksploatacji basenu lub sauny,
• Konserwację gaśnic lub piorunochronów,
• Regularne czyszczenie lub ogrzewanie rynien.

Precyzyjne określenie tych kosztów w umowie najmu jest kluczowe, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić jasność obu stronom.

Nieprawidłowy pomiar związany ze zużyciem ogrzewania 

Właściciel nieruchomości, w przypadku kosztów ogrzewania, jest prawnie zobowiązany do ich rozliczenia w co najmniej 50% na podstawie rzeczywistego zużycia. W związku z tym, musi on zapewnić montaż i obecność odpowiednich urządzeń pomiarowych. 

Koszty ogrzewania nie mogą być ustalane ryczałtowo ani wliczane do czynszu w sposób niezależny od zużycia (BGH WuM 2006, 518). W przypadku nieprzestrzegania tych zasad, najemca ma prawo do obniżenia kosztów ogrzewania o 15% (§ 12 – Prawo do ulgi – rozporządzenie w sprawie kosztów ogrzewania).

Koszty jednorazowe 

Rachunek za koszty eksploatacyjne musi obejmować wyłącznie regularnie ponoszone wydatki związane z eksploatacją budynku. Jednorazowe koszty nie mogą być przenoszone na najemców. W związku z tym, takie wydatki jak zwalczanie szkodników, koszty napraw, opłaty administracyjne, utrata czynszu, ubezpieczenie ochrony prawnej, a także opłaty pocztowe i bankowe, są nieprawidłowe i nie mogą być uwzględniane przez wynajmującego.

Opłaty za części potrzebne do serwisowania windy

Choć wynajmujący może przenosić na najemców koszty związane z obsługą windy, nie dotyczy to wydatków na naprawy ani części zamienne. Koszty eksploatacyjne windy obejmują między innymi prąd, codzienną eksploatację, monitoring, nadzór, interwencje serwisowe oraz sprzątanie. Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy wynajmujący podpisuje umowę na pełne utrzymanie windy, która obejmuje również koszty napraw. W takim przypadku te koszty muszą być wyłączone z rachunku za koszty eksploatacyjne. Ponadto, najemcy, którzy nie korzystają z windy, na przykład z powodu mieszkania w innej części budynku, nie powinni być obciążani jej kosztami.

Zbyt wysokie opłaty za usługi własne 

Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym kosztów operacyjnych, wynajmujący może obciążyć najemców kosztami własnych usług materialnych i robocizny. Oznacza to, że zamiast zatrudniać ogrodnika, dozorcę czy firmę sprzątającą, wynajmujący może samodzielnie wykonywać te prace, a następnie uwzględnić te koszty w rachunkach najemców. Ważne jest jednak, aby wynajmujący nie naliczał wygórowanych opłat - koszty muszą odpowiadać stawkom rynkowym. Jeśli najemca ma uzasadnione wątpliwości co do wysokości tych kosztów, wynajmujący jest zobowiązany do ich szczegółowego wyjaśnienia.

Podział kosztów za media dla pustych mieszkań i pokoi 

Podczas obliczania kosztów eksploatacyjnych budynku należy uwzględnić wszystkie mieszkania, w tym te niewynajęte oraz mieszkania własnościowe. Oznacza to, że koszty związane z pustymi mieszkaniami muszą być proporcjonalnie ponoszone przez właściciela. Federalny Trybunał Sprawiedliwości określił, że wynajmujący musi pokryć część kosztów związanych z pustymi mieszkaniami, zarówno stałych (np. podatek od nieruchomości i ubezpieczenie), jak i zmiennych (np. prąd na oświetlenie budynku, woda i kanalizacja, wywóz śmieci, winda), chyba że zużycie można jednoznacznie przypisać do wynajmowanych mieszkań, np. poprzez wodomierze.

W przypadku kosztów ogrzewania i ciepłej wody, zgodnie z rozporządzeniem, wynajmujący musi pokryć 30-50% rachunku za ogrzewanie, jeśli mieszkanie pozostaje puste, co zależy od ustaleń umownych. Gdy powierzchnia mieszkalna jest wykorzystywana jako główny element podziału kosztów operacyjnych, właściciel zazwyczaj musi ponosić koszty związane z pustostanem. To oznacza, że nie wolno mu ich przenosić  na wynajmowane powierzchnie, aby uniknąć kosztów w związku z nie wynajętymi mieszkaniami lub pokojami.

Uwzględnianie kosztów eksploatacyjnych lokali komercyjnych 

Koszty operacyjne lokali komercyjnych, takich jak biura czy sklepy, są zazwyczaj wyższe niż w przypadku prywatnych mieszkań. Wynika to z faktu, że firmy mogą generować większe zużycie wody, wyższe koszty ogrzewania oraz wyższe wydatki na usuwanie odpadów. Dodatkowo, podatki od nieruchomości dla lokali komercyjnych są często wyższe. Dlatego, jeśli najemca płaci o ponad 15 procent więcej kosztów eksploatacyjnych ze względu na obecność lokali usługowych w budynku, wynajmujący musi uwzględnić w Betriebskostenabrechnung, oddzielnie mieszkania i lokale użytkowe, aby zapewnić przejrzystość podziału kosztów.

Brak zestawienia uwzględniającego koszty eksploatacyjne

Niektórzy najemcy otrzymują wysokie rachunki za media, podczas gdy inni nie dostają żadnego rozliczenia. Zdarza się, że wynajmujący unikają dostarczania zestawienia kosztów eksploatacyjnych, aby nie zwracać najemcom nadpłat. Wynajmujący jest jednak zobowiązany do sporządzenia rocznego zestawienia kosztów eksploatacyjnych, jeśli pobiera zaliczki na te koszty od najemców. Najemcy mają prawo domagać się takiego zestawienia, aby posiadać wiedzę o nadpłaconych zaliczkach, których zwrot im się po prostu należy. 

Wnoszenie sprzeciwu wobec nieprawidłowo lub błędnie naliczonych kosztów eksploatacyjnych

Najemca ma obowiązek uregulowania opłat wynikających z rocznego rachunku kosztów eksploatacyjnych w ciągu 30 dni od otrzymania zestawienia. Nawet w przypadku zamiaru zgłoszenia sprzeciwu, płatność musi zostać dokonana, a następnie trzeba przedstawić uzasadnienie sprzeciwu. Choć sprzeciw można zgłosić ustnie, najlepiej zrobić to pisemnie, wysyłając list polecony za potwierdzeniem odbioru. 

Sprzeciw dotyczący dodatkowych kosztów można zgłosić w ciągu 12 miesięcy od otrzymania zestawienia. W tym okresie wynajmujący może dokonać korekt lub uzasadnić naliczone koszty. 

Obserwuj MyPolacy.de na Facebooku, Instagramie, Threads, YouTube i Twitterze. 

Masz temat który może nas zainteresować lub chcesz się podzielić z nami informacjami? Napisz do nas maila na adres redakcja@mypolacy.de. 

Wróć na stronę główną MyPolacy.de. 

Zdjęcie: Depositphotos.com, autor: Dmytro_Z
Źródło: mieterengel.de