Jak skutecznie złożyć reklamację w Niemczech? Przydatne zwroty dla e-maila i nie tylko

Niezależnie od sytuacji, w której znalazłeś się jako klient lub klientka, warto uwzględnić złożenie reklamacji. Może się ona okazać kluczowa w przypadku rozwiązania zaistniałego problemu. Szczególnie w tym przypadku pomocna jest wiedza, jak taką reklamację skonstruować, żeby była skuteczna. 

Po pierwsze cel złożenia reklamacji 

Analizując swoje doświadczenia z firmą, warto zastanowić się nad celem, jaki chcemy osiągnąć, pisząc list reklamacyjny. Każda reklamacja jest mocno indywidualna, dlatego dobrze jest zastanowić się nad tym, co konkretnie chcemy osiągnąć poprzez jej złożenie. Wyraźne podkreślenie zaistniałego problemu pomoże w stworzeniu odpowiedniej treści, co z kolei wpłynie na to, że reklamacja zostanie potraktowana poważnie i będzie zrozumiała przez firmę, do której jest adresowana. 

Reklamacja nie zawsze musi wiązać się z żądaniami prawno-finansowymi. Może służyć jedynie wyrażeniu niezadowolenia lub wskazaniu na uciążliwości, których doświadczono. Niemniej jednak, jeśli celem jest odszkodowanie lub też rekompensata finansowa, trzeba o tym w reklamacji napisać. 

Formułowanie treści reklamacji w Niemczech 

Redagując e-mail czy też wiadomość dotyczącą reklamacji, warto skupić się na efektywnym sformułowaniu treści. Obelgi i oskarżenia nie prowadzą do rozwiązania problemu, dlatego warto pamiętać o kulturze wypowiedzi i precyzyjnym wyrażaniu swoich uwag. Dlatego lepiej poczekaj aż opadną emocje i dopiero wtedy zabierz się do jej pisania. Koniec końców Twoja reklamacja ma rozwiązać problem. Negatywne emocje i zły ton tylko pogłębiają występujący problem. 

Unikanie zbędnych słów i ogólników 

Unikaj zbędnych fraz, formułowania długich zdań i używania uogólnień. Formułuj swoje uwagi w sposób przyjazny, ale jednocześnie stanowczy. Reklamacja powinna być napisana tak, jakby prowadzona była osobista rozmowa, z zachowaniem merytoryki. 

Oto przykłady trzech zwrotów w języku niemieckim, które w sposób poprawny i konstruktywny pomagają w uwzględnieniu składanej przez Ciebie reklamacji w Niemczech: 

- Bisher hat mich Ihre Qualität stets überzeugt, doch (Dotychczas zawsze byłem pod wrażeniem jakości waszych produktów, jednak w przypadku ostatniego zakupu pojawiły się pewne problemy). 

- Ich fühlte mich am Telefon von Ihrem Servicemitarbeiter rasch und unfreundlich abgefertigt (Miałem wrażenie, że przedstawiciel obsługi telefonicznej obsłużył mnie szybko, ale nie był zbyt miły). 

- Ich fühlte mich von Herrn X, schlecht beraten (Poczułem, że pan X udzielił mi nieprawidłowej porady). 

Sformułowanie skargi w sposób konstruktywny i uprzejmy może zwiększyć szanse na efektywne rozwiązanie problemu.

Rozpocznij reklamację od pozytywnego tonu 

Staraj się unikać pustych frazesów i oficjalnego języka. Zamiast tego napisz swoje uwagi w sposób przyjazny i stanowczy. Przedstawiając swoją reklamację, zacznij od podkreślenia swojego dotychczasowego zadowolenia z usług lub produktów firmy. Dzięki temu stajesz się osobą, która docenia dotychczasową współpracę, co z kolei przez firmę będzie postrzegane jako szansa na podtrzymanie z tobą dobrego kontaktu w opisywanej sprawie. 

Przykłady trzech, pozytywnych przydatnych zwrotów w języku niemiecki, od których możesz rozpocząć treść składanej reklamacji w Niemczech: 

- Bisher war ich mit der Qualität der gelieferten Ware immer sehr zufrieden. Doch…(Do tej pory zawsze byłem bardzo zadowolony z jakości dostarczonego towaru. Ale…) 

- Als langjährige Kundin schätze ich Ihr Unternehmen… (Jako wieloletni klient doceniam Waszą firmę...) 

- Ihr Unternehmen wurde mir als zuverlässiger Partner empfohlen…(Waszą firmę polecono mi jako godnego zaufania partnera…) 

W składanej reklamacji warto także uwzględnić użycie słów, które pomogą w rozwiązaniu zaistniałego problemu. Mogą to być: 

- Zastąpić (Ersatz): Jeśli otrzymany produkt jest wadliwy, rozważ wymianę na nowy, sprawny egzemplarz. 

- Naprawa (Reparatur): W przypadku uszkodzeń, rozważ możliwość naprawy danego produktu, aby uniknąć konieczności wymiany.

- Przeróbka (Nacharbeiten): Jeżeli istnieje opcja dostosowania produktu do oczekiwań, zaproponuj jego przeróbkę.

- Refundacja (Rückerstattung): W razie braku możliwości zaspokojenia twoich oczekiwań, zastanów się nad zwrotem kosztów.

- Zniżki (Preisnachlässe): Firma może zaproponować zniżki lub rabaty na kolejne zakupy jako rekompensatę z tytułu składanej przez Ciebie reklamacji. 

- Kupony (Gutscheine): Przyjazną formą rekompensaty z tytułu składanej reklamacji, mogą być specjalne kupony lub vouchery na kolejne zakupy.

Uwzględnij pozytywne zakończenie w składanej reklamacji

Po pozytywnym i wyważonym wstępie oraz konkretnym opisie problemu i zaproponowanym przez Ciebie rozwiązaniu, zakończ reklamację w uprzejmym tonie. 

Przykłady takich zakończeń: 

- Ich bin zuversichtlich, dass Sie das Problem rasch und unkompliziert lösen (Mam nadzieję na szybkie i satysfakcjonujące rozwiązanie tej sytuacji). 

- Ich bin überzeugt, dass Sie eine für beide Seiten gute Lösung finden und wir weiterhin gut zusammenarbeiten (Jestem pewien, że wspólnie znajdziemy optymalne rozwiązanie, które przyniesie korzyści obu stronom.) 

Lista kontrolna przed wysłaniem reklamacji w języku niemieckim 

Przed ostateczną wysyłką maila lub wiadomości z reklamacją, sprawdź dokładnie, czy: 

- Reklamacja jest uzasadniona i logiczna,

- Dokładnie zostało w niej określone to, czego oczekujesz w sposób konkretny wraz z propozycją rozwiązania problemu, 

- Podano prawidłowe dane kontaktowe tj. adres, telefon, e-mail, imię i nazwisko,

- Reklamacja została napisana w sposób zgodny z ortografią i gramatyką,

- Brzmienie reklamacji ma pozytywny i wyważony ton

Złożenie reklamacji zgodnie z powyższymi zasadami pozwoli Ci na większe zaangażowanie drugiej strony w proces jej rozpatrywania. Pamiętaj, że po drugiej stronie także są ludzie. 

Obserwuj MyPolacy.de na Facebooku, Instagramie, YouTube i Twitterze. 

Masz temat który może nas zainteresować lub chcesz się podzielić z nami informacjami? Napisz do nas maila na adres redakcja@mypolacy.de. 

Wróć na stronę główną MyPolacy.de 

Źródło: reklamation24.de
Zdjęcie: Depositphotos.com, autor: GaudiLab