Jak wystawić fakturę w Niemczech? Program do faktur w Niemczech

Podobnie jak w Polsce, również w Niemczech poszczególne rodzaje firm funkcjonują na nieco innych zasadach. Tym samym faktura wystawiona przez niemieckiego małego przedsiębiorcę (Kleinunternehmer) może się różnić od tej, którą sporządza duża firma, płacąca obowiązkowo podatek VAT czy też objęta mechanizmem split payment z uwagi na branżę i wartość transakcji. W niuansach łatwo się pogubić, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca nie ma wykształcenia ekonomicznego czy finansowego.

Tymczasem w Niemczech, podobnie jak w Polsce, nieznajomość prawa nie zwalnia z jego stosowania – jeśli wystawiający fakturę przedsiębiorca popełni błąd, będzie on musiał się liczyć z jego konsekwencjami. Z drugiej strony nie ma powodu, aby obawiać się prowadzenia firmy za zachodnią granicą i wystawiania faktur – proces nie jest wcale skomplikowany i nie odbiega znacząco od zasad obowiązujących w Polsce.

Sprawdź, jakie dane powinna zawierać niemiecka faktura i kiedy w ogóle trzeba ją wystawić. Dowiedz się, jakie procedury dotyczą małych przedsiębiorców i w jaki sposób uwzględnić podatek VAT. Wyposażony w solidną porcję wiedzy, bez problemu sprostasz zadaniu prowadzenia firmy w Niemczech i wystawiania faktur w ramach swojej działalności.

Jakie dane musi zawierać faktura w Niemczech?

Faktura jest dokumentem handlowym, który stanowi potwierdzenie dokonania transakcji kupna/sprzedaży towarów lub usług. Istnieje skonkretyzowana lista informacji, jakie muszą się na niej znaleźć, aby mogła ona zostać prawidłowo rozliczona przez obie strony i nie budziła wątpliwości w razie kontroli z Finanzmatu (niemieckiego urzędu skarbowego). Należą do nich:

• dane wystawcy, czyli przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę – nazwa firmy (lub imię i nazwisko przedsiębiorcy) oraz jej adres, a także numer NIP lub VAT;
• dane odbiorcy, czyli płatnika – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, a także numer identyfikacji podatkowej USt-IdNr, jeśli klient jest zarejestrowany w Niemczech jako płatnik VAT;
• data wystawienia – w zależności od rodzaju transakcji, może ona, ale nie musi być zgodna z terminem wykonania usługi czy wydania/dostarczenia towaru;
• numer faktury – podobnie jak w Polsce służy on do ewidencjonowania wystawionych dokumentów, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę, aby nie omijać pozycji w numeracji;
• termin płatności – w tym przypadku przedsiębiorca ma dużą dowolność i może zdecydować się zarówno na krótki, jak i na odległy termin;
• kwota – uwzględniająca wartość faktury z rozbiciem na netto, brutto oraz podatek VAT (zgodnie ze stawką podatkową, w Niemczech jest to 9% lub 17%);
• szczegółowe informacje o towarze lub usłudze – patrz niżej.

Informacje o towarze lub usłudze na niemieckiej fakturze

Zarówno z uwagi na wymogi prawne, jak i po prostu dla wygody obu stron transakcji, warto jak najdokładniej opisać sprzedawany towar lub usługę. Pozwoli to m.in. na łatwe ewidencjonowanie kosztów (po stronie kupującego) i źródeł przychodów (po stronie sprzedającego), jak i na ewentualne zakwalifikowanie wszystkich lub niektórych pozycji jako koszt uzyskania przychodu, podlegający odpisowi od podatku. Na fakturze powinny się więc znaleźć następujące informacje:

• nazwa towaru/usługi – umożliwiająca jak najbardziej precyzyjne zidentyfikowanie;
• ilość – sprzedanych sztuk czy wykonanych usług;
• wartość jednostkowa – cena pojedynczego towaru/usługi, z podziałem na netto i brutto oraz z uwzględnieniem kwoty samego podatku, zgodnie z obowiązującą stawką.

Fakultatywne informacje na niemieckiej fakturze

Na fakturze wystawionej w Niemczech mogą również znaleźć się dodatkowe dane, których umieszczenie wynika z przepisów prawa, jakimi objęta jest dana transakcja, albo też z ustaleń pomiędzy stronami. Do dodatkowych informacji na fakturze niemieckiej należą:

• termin dostawy towaru lub realizacji usługi – zwłaszcza jeśli nie pokrywa się on z datą sprzedaży;
• informacje o płatnościach dokonanych już w ramach transakcji – dotyczy to faktur zaliczkowych, które uwzględniają podział całej sumy na mniejsze kwoty;
• reverse charge – dla transakcji podlegających odwrotnemu obciążeniu (obowiązkowe jest wówczas podanie numeru VAT kontrahenta);
• okres przechowywania – należy go podać, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna. Dla faktur o wartości pow. 250€ obowiązuje 2-letni okres przechowywania.

Co musi się znaleźć na fakturze o wartości poniżej 250€?

Niemieckie prawo uwzględnia uproszczenie faktury o niskiej wartości, tj. nieprzekraczającej 250€ (z VAT). Taki dokument musi zawierać tylko nieliczne elementy. Wystarczą:

• nazwa i adres sprzedawcy;
• data wystawienia;
• nazwa towaru lub usługi;
• ilość sprzedanych towarów/usług;
• kwota (z rozbiciem na brutto i kwotę podatku).

Wszystkie inne dane, łącznie z nazwą i adresem odbiorcy, wartość netto, a nawet numer faktury, nie muszą znaleźć się na dokumencie.

W jakich sytuacjach można wystawić paragon zamiast faktury w Niemczech?

Samo prowadzenie firmy w Niemczech nie oznacza jeszcze, że musisz wystawiać niemiecką fakturę. Zwłaszcza w czasach powszechnej pracy zdalnej nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca mieszkał w jednym kraju, a działalność zarejestrował w innym. Jeśli więc twój biznes działa w Niemczech, ale widnieje w polskiej CEIDG, wówczas w trakcie wystawiania faktur obowiązują cię polskie przepisy (również, jeśli nabywcami są podmioty niemieckie).

Ale i zarejestrowanie firmy w Niemczech nie zawsze równa się konieczności wystawiania faktury. Podobnie jak w Polsce, dla części transakcji istnieje alternatywa w postaci paragonu. Jest on potwierdzeniem otrzymania towaru lub usługi (ze strony klienta) oraz odebrania zapłaty za nie (ze strony sprzedawcy). Tak jak faktura, paragon może być wydrukowany fizycznie, wystawiony cyfrowo, a nawet zapisany ręcznie na kartce papieru – chodzi wyłącznie o dowód na dokonanie transakcji.

Paragon może być wystawiony dla płatności do 250€, zastępując tym samym fakturę. Co istotne, w przypadku wyższych kwot to właśnie faktura jest obowiązkowa i nie można zamiennie zastosować paragonu. Prawo niemieckie narzuca uwzględnienie w treści paragonu następujących informacji:

• nazwa sprzedawcy;
• imię i nazwisko odbiorcy;
• nazwa produktu/usługi;
• ilość sprzedanych produktów/usług;
• kwota (wraz z adnotacją, że została ona zapłacona);
• data i miejsce wystawienia;
• podpis sprzedawcy.

Ponieważ powyższe wytyczne miejscami odbiegają od znanych nam z Polski paragonów, warto zwrócić na nie uwagę, jeśli decydujemy się na takie właśnie udokumentowanie transakcji.

Wystawianie faktury jako Kleinunternehmer

Polskie prawo uwzględnia pewne uproszczenia w zakresie prowadzenia biznesu dla najmniejszych podmiotów. Nie inaczej jest w Niemczech – podczas gdy standardowa Gewerba rachunek musi wystawiać zgodnie ze szczegółowymi instrukcjami podanymi wyżej, to już mała Gewerba ma możliwość pominięcia kilku punktów.

Ale zacznijmy od początku – kiedy w Niemczech jest się małym przedsiębiorcą? Głównym wyznacznikiem Kleingewerbe są obroty, które w roku założenia nie mogą przekroczyć 22 000€ a w kolejnych – 50 000€. Istotnym jest również, aby oferowane towary lub usługi były zwolnione z VAT. Tym samym mała firma nie ma obowiązku wykazywania podatku VAT na fakturze. W przypadku prowadzenia kilku przedsiębiorstw, ich obroty sumują się, a jeżeli nadal mieszczą się w podanych granicach, dalej jest się Kleinunternehmer.

Na fakturze wystawionej przez małą Gewerbę muszą znaleźć się następujące informacje:

• nazwa i adres sprzedawcy;
• nazwa i adres nabywcy;
• numer identyfikacji podatkowej (lub numer VAT);
• data wystawienia faktury;
• data dostawy towaru lub wykonania usługi (miesięczna); można zastąpić ją notatką, jeżeli jest identyczna z datą wystawienia faktury;
• numer faktury (z zachowaniem kolejności);
• nazwa/opis produktów/usług;
• ilość sprzedanych produktów/usług;
• informacja do przyczyny braku zamieszczenia informacji o podatku VAT: zwolnienie zgodnie z §19 UStG (ustawy Umsatzsteuergesetz dot. podatków).

W tym przypadku przepisy niemieckie i polskie są zbieżne – również rodzime małe działalności mogą skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT, przy czym istnieje obowiązek zawarcia adnotacji o zwolnieniu na każdej fakturze.

Faktura niemiecka bez VAT – kiedy można ją wystawić?

Możliwość wystawienia faktury bez VAT ma kilka istotnych plusów. Przede wszystkim – mniej pracy dla sprzedawcy. Liczy się również efekt psychologiczny – choć VAT jest podatkiem neutralnym, to jednak klient może chętniej skorzystać z oferty, widząc cenę netto jako ostateczną wartość do zapłaty.

Jak już wiemy, do wystawienia faktury bez VAT w Niemczech mają prawo mali przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego. Nie dotyczy to niektórych branż, w których pomimo osiągania odpowiednio niskich obrotów, VAT jest po prostu obowiązkowy (m.in. usługi budowlane).

Ponadto ustawa Umsatzsteuergesetz zawiera spis usług zwolnionych z podatku VAT. W przypadku wystawienia faktury na którąś z nich obowiązuje zwolnienie przedmiotowe, niezależnie od tego, czy sam przedsiębiorca jest VAT-owcem. Usługami zwolnionymi z VAT zgodnie z prawem niemieckim są:

• usługi medyczne;
• usługi edukacyjne;
• usługi finansowe;
• usługi transportowe i eksport;
• występy artystyczne;
• wygrane na loterii.

Powyższe informacje są szczególnie istotne dla freelancerów, którzy zajmują się działalnością objętą zwolnieniem – np. dla lekarzy współpracujący z podmiotami w ramach B2B. Co więcej, do wystawiania faktury bez VAT uprawnionych jest wiele instytucji, celem umożliwienia skorzystania z ich oferty również osobom niezamożnym. Należą do nich m.in. hospicja, muzea, teatry czy ogrody zoologiczne.

Korekta faktury w Niemczech – kiedy jest potrzebna?

Największy stres przy wystawianiu faktur w obcym kraju i w obcym języku, związany jest z prawdopodobieństwem popełnienia błędu. Na szczęście niemieckie prawo nie różni się w tym przypadku od polskiego i nieprawidłowo sporządzony dokument można anulować i wystawić ponownie, już z prawidłowymi danymi.

Co istotne, anulacja nie zawsze będzie konieczna. Jeśli na fakturze znalazła się literówka w opisie produktu czy błąd ortograficzny, warto zapytać odbiorcę, czy nieprawidłowość faktycznie mu przeszkadza. Jeśli nie – faktura z nieistotną pomyłką zachowuje swoją ważność. Korekta jest natomiast niezbędna wówczas, jeśli błąd dotyczy kluczowych danych, albo gdy zmianom uległy warunki sprzedaży (np. zafakturowano usługę, która ostatecznie nie została wykonana albo już po sporządzeniu dokumentu zadecydowano o uwzględnieniu rabatu).

Fakturę anulującą w Niemczech wystawia się tak samo, jak standardową fakturę sprzedażową. Ma ona swój własny numer, ale należy także wskazać numer dokumentu, do którego się odnosi i którego korektę stanowi.

Łatwiejsze jest skorygowanie faktury nieopłaconej – tak naprawdę wystarczy jej edycja i ponowne wystawienie, ze zmienionymi danymi. Więcej problemów sprawia nieprawidłowa faktura, która została już uregulowana, ale i tutaj przedsiębiorca nie jest bezradny. W tej sytuacji niemieckie prawo nakłada na nas obowiązek sporządzenia noty kredytowej lub faktury anulującej na kwotę faktury pierwotnej, w celu jej wyzerowania. Następnie można wystawić nową fakturę, już z poprawnymi danymi.

Faktura niemiecka – co jeszcze warto wiedzieć?

Powyższe dane, choć dość szczegółowe, nadal nie wyczerpują tematu. Pozostaje kilka kwestii, o których warto pamiętać, wystawiając Gewerbe Rechnung w Niemczech.

Po pierwsze: termin. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury w ciągu 6 miesięcy od daty dostawy towaru lub wykonania usługi.

Po drugie: dostarczenie. Sprzedawca może wysłać fakturę fizycznie, w formie papierowej (a także przekazać ją osobiście) lub też znacznie wygodniej i ekologiczniej – elektronicznie, za pośrednictwem programu do fakturowania. Podobnie jak w Polsce, również w Niemczech nie ma już obowiązku ręcznego podpisywania faktur.

Po trzecie: przechowywanie. W Niemczech faktury można zutylizować (lub usunąć z serwera) dopiero po 10 latach (w Polsce jest to 5 lat). Należy zadbać o to, aby przez cały czas pozostawały one dostępne i czytelne.

Po czwarte: przedawnienie. W Niemczech niezapłacona faktura ulega przedawnieniu po 3 latach. Tyle czasu masz na wyegzekwowanie płatności lub zawieszenie biegu przedawnienia (np. poprzez oddanie sprawy do sądu).

Prosty program do faktur niemieckich

Polacy, którzy zarejestrowali działalność gospodarczą w Niemczech, mogą obawiać się strony formalnej przedsięwzięcia, zwłaszcza pod kątem prawidłowości prowadzenia dokumentacji. Oprogramowanie w języku obcym stwarza ryzyko nieprawidłowej interpretacji fachowych terminów nawet w przypadku osób świetnie znających język. Rozwiązaniem jest skorzystanie z programu szytego na miarę – stworzonego dla Polaków wystawiających faktury w Niemczech.

Mowa o intuicyjnej aplikacji Taxon. To prosty program do faktur niemieckich z interfejsem po polsku, niemiecku i angielsku, dopasowany do potrzeb Kleingewerbe m.in. dzięki opcjom związanym z podatkiem VAT (możliwość zaznaczenia adnotacji „zwolnienie” lub „nie podlega”). Apka obsługuje wszystkie rodzaje faktur (m.in. zaliczkowe, korekty, proformy, zwolnione z VAT) oraz umożliwia ich błyskawiczne pobranie w formie pliku PDF i wysyłkę mailem. W przypadku kontrahentów polskich automatycznie zaciąga dane z GUS.

Przejdź do aplikacji Taxon >> link: https://www.taxon.pl/faktura-w-niemczech/

Taxon to rozwiązanie m.in. dla przedsiębiorców międzynarodowych, posiadających firmy zarówno w Niemczech, jak i w Polsce – w jednym panelu istnieje możliwość obsługi dwóch firm, co znacznie ułatwia kwestie formalne. Dzięki mobilnemu formatowi może być używana wszędzie, również w podróży służbowej (czy jak to często ma miejsce w przypadku przedsiębiorców, na wakacjach), bez konieczności włączania laptopa.

Aplikację można testować za darmo przez 60 dni, aby przekonać się, czy faktycznie spełnia ona oczekiwania przedsiębiorcy. Gorąco do tego zachęcamy.

Wystawianie faktury w Niemczech – podsumowanie

Jak widać, faktura w Niemczech nie zawiera zaskakujących elementów, a jej wystawienie nie jest wcale tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. Proces wygląda bardzo podobnie do fakturowania w Polsce. Tym bardziej trzeba jednak zwracać uwagę na niuanse – przedsiębiorcy przyzwyczajeni do polskiego sposobu sporządzania dokumentów mogą mieć na początku trudność z przestawieniem się i postępowaniem zgodnie z niemieckimi zasadami.

Bardzo pomocne będą – skupienie, wiedza oraz wsparcie merytoryczne. Przede wszystkim warto poznać zasady związane z Gewerbe Rechnung, ze szczególnym uwzględnieniem różnic w dokumentach polskich i niemieckich (np. faktura do małych transakcji). Przyda się również sprawdzony i intuicyjny program do faktur niemieckich, umożliwiający ich szybkie i poprawne wystawienie (np. aplikacja Taxon), a także powierzenie księgowości biuru rachunkowemu znającemu niemiecką specyfikę (lub po prostu niemieckiemu). Reszta to już kwestia wprawy – z każdym kolejnym miesiącem będzie tylko łatwiej.

Artykuł sponsorowany dostarczony przez taxon.pl