Nebenkostenabrechnung: Co powinno się na nim znaleźć?

Coroczne rozliczenie opłat za media stanowi podsumowanie kosztów mieszkania. Dokument ten określa rzeczywiste zużycie energii, wody oraz innych usług w danym okresie. Na jego podstawie powstaje obowiązek dopłaty lub wyliczany jest zwrot nadpłaty.

Co musi zawierać prawidłowy Nebenkostenabrechnung?

Aby rozliczenie było formalnie ważne i powstał obowiązek zapłaty, musi zawierać 6 podstawowych elementów:

1. Okres rozliczeniowy (Abrechnungszeitraum): Przedział czasu, za który dokonywana jest opłata – maksymalnie 12 miesięcy, np. 01.01.2025 – 31.12.2025.
    
2. Całkowite koszty budynku (Gesamtkosten): Łączną sumę wydatków na cały budynek np. koszt wywozu śmieci dla całego budynku.
    
3. Sposób podziału kosztów (Verteilungsschlüssel): Jasną informację, jak podzielono rachunki – najczęściej według metrażu mieszkania lub odczytu z liczników.
    
4. Udział w kosztach (Anteil des Mieters): Wyliczoną kwotę przypisaną bezpośrednio do mieszkania. 
    
5. Suma wpłaconych zaliczek (Vorauszahlungen): Zestawienie wszystkich comiesięcznych wpłat na media z całego roku.
    
6. Wynik końcowy (Abrechnungssaldo): Różnicę pokazującą kwotę do zwrotu lub dopłaty.

Jeśli w dokumencie brakuje chociaż jednego z tych punktów, jest on formalnie nieważny i nie ma obowiązku płacić dopłaty, dopóki wynajmujący go nie poprawi.

Jakie koszty mogą zostać uwzględnione w rozliczeniu?

Wynajmujący może obciążyć najemcę wyłącznie tak zwanymi kosztami eksploatacyjnymi (Betriebskosten), które zostały wcześniej wyraźnie wpisane w umowie najmu. 

Koszty, jakie mogą być uwzględnione w Nebenkostenabrechnung obejmują tak zwane koszty „ciepłe”, czyli ogrzewanie mieszkania, podgrzanie wody oraz opłaty za serwis i odczyt liczników czy podzielników. Warto pamiętać, że od 50% do 70% tych opłat musi wynikać z faktycznego zużycia. 

Drugą grupę stanowią koszty „zimne”, do których zalicza się dostawę zimnej wody, odprowadzanie ścieków oraz wywóz śmieci. 

Kolejną grupą są wydatki na utrzymanie budynku i posesji. Obejmują one sprzątanie klatki schodowej, oświetlenie części wspólnych, pielęgnację ogrodu oraz zimowe odśnieżanie i sprzątanie ulicy przylegającej do nieruchomości. 

W rozliczeniu mogą pojawić się również określone usługi i opłaty publiczne, takie jak podatek od nieruchomości, ubezpieczenie budynku, przeglądy techniczne windy czy wynagrodzenie dla dozorcy.

Których kosztów nie wolno uwzględniać?

Częstym błędem jest przerzucanie na najemców wydatków, które prawnie należą do właściciela. Na rozliczeniu nie mogą znaleźć się:

• Koszty zarządzania i administracji (Verwaltungskosten): Opłaty dla zarządcy budynku, księgowość, koszty ogłoszeń o wynajem czy prowizje.
   
• Naprawy i konserwacje (Reparaturen): Wymiana okien, naprawa dachu, usuwanie awarii instalacji elektrycznej czy hydraulicznej.
   
• Wpłaty na fundusz remontowy (Instandhaltungsrücklage): Rezerwa finansowa zbierana na przyszłe remonty budynku.
   
• Koszty kredytu właściciela: Odsetki i raty kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup mieszkania.

Naprawy oraz koszty utrzymania konstrukcji budynku leżą po stronie właściciela. Próby przerzucenia tych wydatków na najemców stanowią naruszenie prawa. Wszystkie pozycje zawierające opisy napraw można śmiało zakwestionować.

Do kiedy trzeba rozliczyć się z Nebenkostenabrechnung?

Obie strony umowy najmu obowiązują ścisłe terminy prawne. Wynajmujący ma maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia danego okresu rozliczeniowego na doręczenie Nebenkostenabrechnung. Oznacza to na przykład, że rozliczenie za rok 2025 musi trafić do skrzynki pocztowej najpóźniej do 31 grudnia 2026 roku.

⚠️ Ważne: W sytuacji, gdy wynajmujący spóźni się choćby o jeden dzień z doręczeniem pisma, z mocy prawa traci możliwość żądania jakiejkolwiek dopłaty. Co istotne, najemca wciąż zachowuje pełne prawo do otrzymania zwrotu nadpłaty. 

Jeśli przedstawione rozliczenie jest poprawne i występuje dopłata, w ciągu 30 dni trzeba ją uregulować. Gdy rozliczenie zawiera błędy, można wnieść sprzeciw w terminie 12 miesięcy od daty jego otrzymania.  

Przydatna lista dla najemców: Sprawdzenie Nebenkostenabrechnung

Sprawdzenie rocznego rozliczenia może uchronić każdego przed niepotrzebnymi wydatkami. W szczególności warto zwrócić uwagę na: 

• Datę doręczenia listu z rozliczeniem. Musi ono dotrzeć w ciągu 12 miesięcy od końca okresu rozliczeniowego. Przykład: rozliczenie za rok 2025 musisz dostać najpóźniej do 31.12.2026 r. Jeśli list przyszedł chociaż dzień później, wynajmujący nie ma prawa żądać ani jednego euro dopłaty.
   
• Prawidłowo uwzględnione koszty. Jeśli na rachunku widnieją takie pozycje, jak Reparatur (naprawa), Instandhaltung (konserwacja/remont), Verwaltung (administracja) lub Bankgebühren (opłaty bankowe), to pokrywa je wynajmujący, a nie najemca. To samo dotyczy kosztów zarządcy budynku. 
   
• Metraż mieszkania warto porównać z powierzchnią wpisaną w umowie najmu. Wartości muszą być takie same w rozliczeniu. 
   
• Sposób podziału kosztów, które są ujęte w rozliczeniu. Szczególnie ma to znaczenie, gdy mieszkanie wynajmowane jest w budynku wielorodzinnym. Warto sprawdzić, czy koszty odnoszą się dokładnie do wynajmowanego mieszkania, a nie całego budynku. 

Jeżeli w rozliczeniu zostanie znaleziony błąd, trzeba powiadomić o tym wynajmującego dokładnie informując, gdzie znajduje się pozycja budząca wątpliwości. 

Dziękujemy, za przeczytanie tego tekstu. Jeśli doceniasz publikowane przez nas treści, dodaj nas do preferowanych źródeł w Google.

Zdjęcie: Anna – stock.adobe.com