Niemcy: Czy pracodawca może czytać wiadomości pracownika?

Sam fakt związany z tym, że Whatsapp, e-mail czy inne oprogramowanie jest wykorzystywane na firmowym sprzęcie nie daje pracodawcy żadnego prawa do tego, żeby mógł przeglądać treść wysyłanej korespondencji. Z drugiej strony, jest to możliwe w określonych sytuacjach. Sprawdźmy, co mówi na ten temat prawo. 

Kiedy pracodawca w Niemczech może czytać maile, wiadomości Whatsapp, itp.? 

Pracodawca w Niemczech może mieć wgląd w wysyłaną korespondencję wyłącznie w sytuacji, gdy działanie to służy realizacji stosunku pracy, wykryto przestępstwo lub gdy pracownik wyraził na to dobrowolną zgodę. Prawnie potwierdza to § 26 niemieckiej ustawy o ochronie danych osobowych (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG) w połączeniu z art. 6 RODO. 

Precyzując, w grę wchodzą następujące sytuacje: 

• Długotrwała nieobecność pracownika: W tym przypadku celem jest zapewnienie Ciągłości działania firmy. Pracodawca powinien najpierw spróbować skontaktować się z pracownikiem lub skorzystać ze skrzynki ogólnej. Jeśli wgląd w skrzynkę imienną pracownika lub konto jest konieczne, powinien odbywać się w obecności przedstawiciela Rady Zakładowej lub świadka.
   
• Uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa: Przykładowo chodzi tu o ujawnianie tajemnic handlowych, molestowanie, działanie na szkodę spółki. Muszą istnieć udokumentowane, konkretne fakty – samo podejrzenie to za mało. 
   
• Pisemna zgoda pracownika: Zatrudniony wyraźnie zgadza się na wgląd do konkretnego wątku lub całej skrzynki czy konta w określonym celu.

Kluczowe zapisy w umowie o pracę, regulaminie lub układzie zbiorowym

Informacja o zasadach wglądu oraz ewentualnym monitoringu korespondencji firmowej musi zostać jednoznacznie określona w umowie o pracę, regulaminie pracy (IT-Richtlinie) lub układzie zbiorowym. 

Pracownik musi zostać wcześniej powiadomiony o występujących procedurach. W przypadku korzystania z urządzeń do celów prywatnych, musi wyrazić odrębną zgodę na ich kontrolę. 

Zasady te dotyczą przede wszystkim korespondencji służbowej, natomiast wgląd w wiadomości prywatne jest legalny tylko w absolutnie wyjątkowych przypadkach np. gdy popełniono ciężkie przestępstwo.

W jakich sytuacjach pracodawca nie może mieć wglądu w korespondencję? 

Jeżeli w umowie o pracę, regulaminie zakładowym lub ustnie pracodawca wyraził zgodę na wysyłanie prywatnych wiadomości ze służbowych kont, prywatna korespondencja pracownika podlega szczególnej ochronie. wynika ona z ogólnego prawa do ochrony osobowości tzw. Allgemeines Persönlichkeitsrecht oraz przepisów RODO i niemieckiej ustawy o ochronie danych BDSG. 

Oznacza to, że: 

• pracodawcy nie wolno czytać treści prywatnych maili czy wiadomości WhatsApp, a bezprawne otwieranie takich wiadomości stanowi naruszenie dóbr osobistych i prawa do prywatności. 
   
• pracodawca musi skutecznie oddzielić korespondencję służbową od prywatnej np. prosząc pracownika o wyselekcjonowanie wiadomości firmowych lub otwierając maile wyłącznie w jego obecności, aby uzyskać ewentualny wgląd.
   

💡 Warto wiedzieć: Jeśli w firmie oficjalnie obowiązuje zakaz, ale pracodawca przez dłuższy czas wiedział o tym, że pracownicy używają sprzętu do celów prywatnych i na to nie reagował, w świetle orzecznictwa niemieckich sądów pracy mogło dojść do tzw. milczącej zgody (Duldung). W takim przypadku sytuacja prawna przesuwa się na korzyść pracownika i jest on chroniony przepisami niemieckiego prawa. 

Co może zrobić pracownik, jeśli pracodawca naruszył prawo?

Przede wszystkim nielegalnie pozyskane dowody mogą zostać objęte zakazem wykorzystania w procesie sądowym. Oznacza to, że materiały zdobyte przez pracodawcę z naruszeniem prywatności z dużym prawdopodobieństwem nie będą mogły stanowić podstawy np. do zwolnienia dyscyplinarnego.

Dodatkowo pracownik może złożyć skargę do zakładowego Inspektora Ochrony Danych, zgłosić naruszenie do właściwego dla danego landu urzędu ochrony danych osobowych – tzw. Landesbeauftragte für Datenschutz. Może też skierować sprawę na drogę sądową z tytułu naruszenia dóbr osobistych i żądać zadośćuczynienia na podstawie RODO.

Na koniec: jeśli pracodawca zdobył nielegalnie treść korespondencji, pracownik nie musi niczego wyjaśniać ani się tłumaczyć. Dowód został pozyskany niezgodnie z prawem. 

Adnotacja: Powyższy tekst nie stanowi porady prawnej. Ma charakter informacyjny. Jego celem jest przedstawienie tematu związanego z prawnym aspektem wglądu przez pracodawcę do prywatnej oraz firmowej korespondencji prowadzonej przez pracownika za pośrednictwem różnego rodzaju elektronicznych środków komunikacji. W sytuacjach spornych zalecamy skontaktowanie się z adwokatem lub radcą prawnym. 

Jeśli ten tekst okazał się dla Ciebie przydatny, bądź z podobnymi na bieżąco. Dodaj nas do preferowanych źródeł w Google. 

Zdjęcie: IDOL’foto – stock.adobe.com