Niemcy: Niewykorzystany urlop w wakacje. Co można z nim zrobić?

Wakacje to czas intensywnego planowania urlopów. W wielu firmach w Niemczech, ze względu na okres urlopowy, dochodzi jednak do spiętrzenia zadań lub nagłych braków kadrowych, przez co pracownicy decydują się na przełożenie wypoczynku lub rezygnację z letniego wyjazdu. Co dzieje się z dniami wolnymi, których nie wykorzystamy w okresie letnim? Kiedy urlop przechodzi na kolejny rok, a kiedy można otrzymać za niego gotówkę?

Niewykorzystane dni urlopu w wakacje. Kiedy zostają zachowane? 

Choć zasadą prawa pracy w Niemczech jest to, że pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w bieżącym roku kalendarzowym, życie pisze własne scenariusze. Ustawa o urlopach (Bundesurlaubsgesetz – BUrlG) przewiduje sytuacje, w których dni wolne mogą legalnie pozostać niewykorzystane. Najczęściej wynikają one z dwóch grup przyczyn:

1. Przyczyny operacyjne (leżące po stronie firmy): Nagły wzrost liczby zamówień, konieczność dokończenia kluczowego projektu lub krytyczna sytuacja kadrowa (np. gdy duża część załogi zachoruje w szczycie sezonu letniego). W takich momentach pracodawca może poprosić o przesunięcie urlopu, aby zapewnić ciągłość funkcjonowania przedsiębiorstwa.
    
2. Przyczyny osobiste (leżące po stronie pracownika): Długotrwała choroba uniemożliwiająca fizyczne wykorzystanie wolnego, przebywanie na urlopie macierzyńskim (Mutterschutz) lub rodzicielskim (Elternzeit). Do przyczyn osobistych zalicza się również sytuację, w której współmałżonek lub partner życiowy pracownika nie otrzymał urlopu w tym samym czasie, co uniemożliwia wspólny wyjazd wakacyjny.
    

Warto wiedzieć: W wielu niemieckich przedsiębiorstwach funkcjonuje tzw. Betriebsurlaub (odgórnie narzucony urlop zakładowy) lub plany urlopowe ustalane z dużym wyprzedzeniem. Raz zatwierdzonego planu urlopowego pracownik zazwyczaj nie może jednostronnie anulować. Zmiana terminu lub powrót do pracy w trakcie zaplanowanego wolnego wymagają zawsze obopólnej zgody pracownika i pracodawcy.

Pieniądze za niewykorzystany urlop w wakacje? Tylko w jednym przypadku

Wokół tematu finansowej rekompensaty za niewykorzystany urlop narosło wiele mitów. W świetle niemieckiego prawa (zgodnie z § 7 ust. 4 BUrlG) wypłata ekwiwalentu pieniężnego (Urlaubsabgeltung jest możliwa wyłącznie w przypadku rozwiązania stosunku pracy.

Niemiecka ustawa o urlopach ma charakter ochronny – jej nadrzędnym celem jest regeneracja sił i ochrona zdrowia pracownika. Z tego powodu pracodawca nie może dobrowolnie wypłacić pracownikowi pieniędzy w zamian za rezygnację z urlopu, dopóki trwa stosunek pracy.

Ekwiwalent wchodzi w grę tylko wtedy, gdy umowa wygasa, czyli zostaje rozwiązana przez pracownika, pracodawcę lub za porozumieniem stron, a pozostałych dni wolnych nie da się już fizycznie wykorzystać przed końcem zatrudnienia.

Przykład: Pan Tomasz planował wziąć w lipcu 2 tygodnie (10 dni) urlopu. Z powodu nawału pracy w firmie szef poprosił go o rezygnację z wolnego i zaproponował: „Zostań w pracy, a ja ci te 10 dni po prostu wypłacę ekstra w gotówce”.

W trakcie trwania umowy taka wypłata jest nielegalna – szef nie może odkupić od niego urlopu.

Sytuacja zmienia się jednak o 180 stopni pod koniec sierpnia, gdy firma niespodziewanie zwalnia pana Tomasza z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia (umowa kończy się 30 września). Ponieważ pan Tomasz do ostatniego dnia zatrudnienia musi przekazywać swoje obowiązki i nie ma już fizycznie możliwości pójścia na wolne, jego urlop nie przepada. Dopiero w tym momencie – z chwilą zakończenia umowy – pracodawca ma legalny obowiązek wypłacić mu pełny ekwiwalent pieniężny za te 10 zaległych dni lipcowych wraz z ostatnią pensją.

Jak oblicza się ekwiwalent za urlop w Niemczech?

Wartość finansowa niewykorzystanego urlopu jest wyliczana na podstawie średnich zarobków pracownika z ostatnich 13 tygodni poprzedzających rozwiązanie umowy, bez uwzględniania nadgodzin, o ile nie miały one charakteru stałego.

💡 Przykład:

Pracownik zatrudniony w systemie 5-dniowego tygodnia pracy zarabia miesięcznie 3300 EUR brutto. W momencie rozwiązania umowy na jego koncie pozostaje 8 dni niewykorzystanego urlopu.

1. Kwartał (13 tygodni) to podstawowy okres rozliczeniowy. Trzy miesiące pracy to łącznie 9900 EUR brutto (3 x 3000 euro).
    
2. W ciągu 13 tygodni przy 5-dniowym tygodniu pracy przypada dokładnie 65 dni roboczych.
    
3. Dniówka: 9900 euro / 65 dni = 152,31 euro brutto
    
4. Rekompensata za 8 dni urlopu: 8 x 152,31 euro = 1218,48 euro brutto

Data rozwiązania umowy a liczba dni urlopu

Kluczowe znaczenie dla wymiaru przysługującego urlopu ma moment, w którym kończy się umowa o pracę. Graniczną datą w niemieckim prawie jest 30 czerwca.

• Rozwiązanie umowy do 30 czerwca włącznie: Pracownikowi przysługuje urlop cząstkowy (Teilurlaub) w wymiarze 1/12 rocznego wymiaru za każdy pełny miesiąc zatrudnienia. Jeśli pracownik ma prawo do 20 dni urlopu w roku i pracuje do 31 maja (5 pełnych miesięcy), przysługuje mu 5 x 1,66 = 8,33 dnia wolnego (w prawie niemieckim ułamki poniżej 0,5 dnia nie zaokrąglają się automatycznie do pełnego dnia, chyba że układ zbiorowy lub umowa stanowią inaczej).
   
• Rozwiązanie umowy po 30 czerwca: Jeżeli stosunek pracy trwał dłużej niż 6 miesięcy (minął okres wyczekiwania tzw. Wartezeit) i kończy się np. w lipcu lub sierpniu, pracownikowi przysługuje prawo do pełnego ustawowego urlopu minimalnego (czyli 20 dni przy 5-dniowym tygodniu pracy), a nie tylko do wyliczenia proporcjonalnego.

Porównanie finansowe (przy zarobkach 3000 EUR brutto, stawka dzienna ok. 138,46 EUR):

• Wariant A (odejście do 30 czerwca z prawem do np. 10 dni urlopu cząstkowego): Rekompensata wyniesie ok. 1384,62 EUR brutto.
   
• Wariant B (odejście po 30 czerwca z prawem do pełnych 20 dni urlopu): Rekompensata wyniesie ok. 2769,23 EUR brutto.

Kiedy niewykorzystany urlop w wakacje przepada, a kiedy przechodzi na kolejny rok?

Zasadniczo, zgodnie z § 7 ust. 3 BUrlG, niewykorzystany urlop należy wybrać do 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Jeśli zaistnieją wspomniane wcześniej ważne przyczyny operacyjne lub osobiste, urlop może zostać przeniesiony na kolejny rok – wówczas należy go wykorzystać do 31 marca następnego roku. Po tej dacie (np. 1 kwietnia) urlop co do zasady wygasa.

⚠️ Jednak uwaga – urlop nie przepada automatycznie.

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Federalnego Sądu Pracy (BAG) z 20 grudnia 2022 roku (będącego następstwem wyroków Trybunału Sprawiedliwości UE - TSUE), urlop pracownika ulega przedawnieniu lub wygaśnięciu tylko wtedy, gdy pracodawca dopełnił tzw. obowiązku współdziałania i informowania.

Aby niewykorzystane dni wolne mogły legalnie przepaść, pracodawca musi odpowiednio wcześnie:

1. Poinformować pracownika na piśmie lub w formie elektronicznej o dokładnej liczbie pozostałych dni urlopu.
    
2. Wyraźnie wezwać pracownika do ich wykorzystania.
    
3. Czarno na białym zakomunikować, że jeśli pracownik nie weźmie wolnego w wyznaczonym terminie (do końca roku lub do 31 marca roku następnego), dni te bezpowrotnie wygasną.

Jeśli szef nie przekazał takiego ostrzeżenia i nie umożliwił realnego pójścia na urlop, zaległe dni wolne nie przedawniają się z końcem roku ani z dniem 31 marca. Przechodzą one na kolejny okres i kumulują się, a pracownik ma pełne prawo żądać ich wykorzystania w przyszłości.

Podsumowanie: Niewykorzystany urlop w wakacje w Niemczech. Co można z nim zrobić?

Jeśli plany uległy zmianie i na koncie zostały wolne dni, do wyboru są tak naprawdę dwie opcje: 

Opcja 1: Można go wykorzystać do końca bieżącego roku – to podstawowa zasada. Czas na złożenie wniosku i odebranie wolnego jest do 31 grudnia.

Opcja 2: Można  go przenieść na następny rok – jeśli z ważnych przyczyn (np. z powodu nawału pracy w firmie lub choroby) nie było szans na urlop jesienią lub zimą, dni te przechodzą na kolejny rok. Trzeba je wtedy wykorzystać najpóźniej do 31 marca.

Dopóki osoba pracuje w firmie, urlop ma służyć wyłącznie odpoczynkowi – pieniądze za niewykorzystane dni są wypłacane w Niemczech tylko wtedy, gdy umowa o pracę zostanie rozwiązana.

Dziękujemy, za przeczytanie tego tekstu. Jeśli doceniasz publikowane przez nas treści, dodaj nas do preferowanych źródeł w Google.

Zdjęcie: Thomas Reimer – stock.adobe.com