Ostrzeżenie dla pracownika w Niemczech. Dopuszczalne i zabronione powody

Ostrzeżenie od pracodawcy w Niemczech w świetle prawa 

Formalne ostrzeżenie ze strony pracodawcy stanowi oficjalną reakcję na naruszenie obowiązków przez pracownika lub podejrzenie o ich niewłaściwe wykonywanie. W przeciwieństwie do rozwiązania umowy, jego otrzymanie nie powoduje automatycznego zakończenia stosunku pracy. Z perspektywy prawa pracy ostrzeżenie spełnia trzy kluczowe funkcje. 

• Po pierwsze umożliwia jednoznaczne wskazanie uchybień oraz precyzyjne określenie powodów jego nałożenia. 
• Po drugie, precyzuje zarzuty kierowane wobec pracownika, pozwalając mu na zrozumienie charakteru naruszenia i konsekwencji jakie z tego wynikają. 
• Po trzecie, ostrzeżenie jest narzędziem dyscyplinującym osobę zatrudnioną, co w efekcie ma doprowadzić do zmiany jej złego zachowania. 

Oprócz powyższych pełni także funkcję sygnalizującą pracownikowi kolejne, podejmowane kroki przez pracodawcę. Ten z kolei sygnalizuje, że w przypadku braku poprawy mogą zostać podjęte bardziej restrykcyjne działania, włącznie z zakończeniem stosunku pracy.

Dla pracownika otrzymanie ostrzeżenia może mieć również inne negatywne konsekwencje. Najczęściej jest ono odnotowywane w aktach osobowych. W związku z tym konsekwencje ostrzeżenia mogą wpłynąć na dalszą ścieżkę zawodową. 

Powody, dla których pracownik może otrzymać ostrzeżenie od pracodawcy w Niemczech

Pracodawca ma prawo do wystosowania ostrzeżenia w przypadku naruszenia obowiązków służbowych przez pracownika. Do najczęstszych przyczyn, które mogą skutkować formalnym upomnieniem w Niemczech, należą:

• notoryczne spóźnienia,
• stosowanie gróźb wobec współpracowników lub przełożonych,
• celowe obniżanie jakości wykonywanej pracy,
• obraźliwe zachowanie wobec klientów, kolegów z zespołu bądź kadry kierowniczej,
• odmowa wykonania obowiązków służbowych,
• bezprawne korzystanie ze zwolnienia lekarskiego,
• udanie się na urlop bez wcześniejszego uzgodnienia z pracodawcą,
• angażowanie się w dodatkową działalność zawodową w sposób sprzeczny z polityką firmy,
• prywatne korzystanie z Internetu w trakcie godzin pracy,
• spożywanie alkoholu lub zażywanie substancji odurzających w miejscu zatrudnienia,
• ujawnienie poufnych informacji dotyczących przedsiębiorstwa,
• naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

Każde z wymienionych przewinień może prowadzić do zastosowania sankcji, a w skrajnych przypadkach nawet do rozwiązania umowy o pracę. Z drugiej jednak strony są sytuacje, w których pracodawca nie ma prawa udzielić pracownikowi ostrzeżenia. 

Sytuacje, w których pracodawca nie ma prawa udzielić ostrzeżenia 

Pracodawca nie zawsze ma podstawy prawne do wystosowania ostrzeżenia wobec pracownika. W określonych sytuacjach taki środek dyscyplinarny może być bezpodstawny i niezgodny z przepisami niemieckiego prawa pracy: 

• Choroba pracownika - nie można karać za nieobecność spowodowaną chorobą, ponieważ stan zdrowia nie jest czymś, na co pracownik ma wpływ.
• Brak podstawy prawnej do wykonania polecenia pracodawcy - jeśli pracodawca wymaga czegoś, co nie wynika z umowy o pracę lub obowiązujących przepisów, brak wykonania takiego polecenia nie może skutkować ostrzeżeniem.
• Brak dowodów naruszenia obowiązków służbowych - pracodawca musi mieć jasne dowody, że doszło do przewinienia. Samo podejrzenie lub subiektywne odczucia nie są wystarczające.
• Brak proporcjonalności do przewinienia - ostrzeżenie powinno odpowiadać wadze uchybienia. Pojedyncze, drobne przewinienia nie powinny skutkować ostrzeżeniem.

Nie każde zachowanie, które pracodawca uzna za niewłaściwe, faktycznie stanowi naruszenie obowiązków. Przed nałożeniem ostrzeżenia muszą zostać wzięte pod uwagę wszystkie okoliczności – zarówno sytuacja pracownika, jak i skala przewinienia. W przypadku bezpodstawnego ostrzeżenia warto skonsultować się z prawnikiem lub działem HR, aby skutecznie bronić swoich praw.

Kiedy ostrzeżenie od pracodawcy jest skuteczne prawnie w Niemczech? 

Aby ostrzeżenie było skuteczne prawnie, pracodawca w Niemczech musi spełnić określone wymogi. Do takich zaliczają: 

• Konkretne naruszenie - musi jasno określać, jakie obowiązki zostały złamane i kiedy to nastąpiło.
• Łączenie przewinień - możliwe jest uwzględnienie kilku przewinień dokonanych przez pracownika, ale jeśli jedno jest z nich jest bezpodstawne, całe ostrzeżenie traci moc prawną i jest nieważne. 
• Jasne konsekwencje - dokument powinien wskazywać, jakie działania grożą pracownikowi w przypadku ponownego naruszenia.
• Forma i doręczenie - ustne ostrzeżenie działa natychmiast, pisemne dopiero po wrzuceniu do skrzynki pocztowej, niezależnie od tego, czy pracownik je przeczyta.
• Przesłuchanie pracownika - w sektorze publicznym jest wymagane, w prywatnym nie. Pracownik może jednak wnioskować o usunięcie ostrzeżenia z akt.

Zastosowanie się do tych zasad sprawia, że ostrzeżenie ma moc prawną i może być podstawą do dalszych działań. Niedochowanie formalności może sprawić, że stanie się ono nieważne.

Terminy dotyczące ostrzeżenia skierowanego wobec pracownika w Niemczech 

Pracodawca w Niemczech powinien wystawić ostrzeżenie możliwie jak najszybciej po stwierdzeniu naruszenia obowiązków przez pracownika. Zbyt długie zwlekanie może osłabić jego skuteczność i sprawić, że w przypadku późniejszego rozwiązania umowy upomnienie straci na znaczeniu. Jeśli przewinienie faktycznie było poważne, brak natychmiastowej reakcji może sugerować, że nie miało aż tak dużego wpływu na stosunek pracy.

W treści ostrzeżenia nie trzeba wskazywać terminu, do którego pracownik ma się zastosować - dokładnie, chodzi tutaj o poprawę zachowania. Wystarczy, że w przyszłości nie powtórzy naruszenia obowiązków. 

Nie istnieją sztywne przepisy określające czas obowiązywania ostrzeżenia. W praktyce przyjmuje się, że wynosi on około dwóch lat, choć może się różnić w zależności od powagi przewinienia. W przypadku drobnych uchybień okres ten może być krótszy, natomiast poważne naruszenia mogą sprawić, że ostrzeżenie zachowa swoją ważność dłużej.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na rozwiązanie umowy, wcześniejsze ostrzeżenie może zostać uwzględnione jako argument w uzasadnieniu decyzji. Oznacza to, że nawet jeśli do zwolnienia dojdzie po dłuższym czasie, wcześniej udzielone upomnienie nadal może mieć istotne znaczenie.

Co może zrobić pracownik w Niemczech, który otrzymał ostrzeżenie?

Pracownik, który otrzymał ostrzeżenie, ma kilka możliwości działania. Wybór odpowiedniej strategii zależy od indywidualnej sytuacji i potencjalnych konsekwencji.

Jednym z dostępnych rozwiązań jest złożenie pisemnej odpowiedzi na otrzymane ostrzeżenie. Pracodawca ma obowiązek dołączenia takiego oświadczenia do akt osobowych, nawet jeśli ostrzeżenie było uzasadnione. Przedstawienie swojego stanowiska może być istotne, zwłaszcza jeśli sprawa trafi do sądu pracy - wiarygodne wyjaśnienie może osłabić znaczenie ostrzeżenia w ewentualnym procesie zwolnienia.

Istnieje także możliwość zgłoszenia skargi do rady zakładowej. Organ ten może podjąć rozmowy z pracodawcą, prowadzić mediacje, a w niektórych przypadkach doprowadzić do wycofania ostrzeżenia lub jego zamiany na mniej dotkliwą formę kary, np. naganę.

Kolejną opcją jest wniesienie pozwu do sądu pracy z żądaniem usunięcia ostrzeżenia z akt osobowych. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia ostrzeżenie traci swoją moc prawną, a pracodawca nie może go już wykorzystać jako podstawy do późniejszego zwolnienia.

Obserwuj MyPolacy.de na Facebooku, Instagramie, Threads, YouTube. 

Wróć na stronę główną MyPolacy.de.

Zdjęcie: licsiren
Wykorzystane źródła: kanzlei-hasselbach.de