Zawarcie umowy o pracę przez internet w Niemczech. To mówi prawo

Prawo do podpisywania umowy o pracę drogą online w Niemczech 

Dotychczas, mimo możliwości zawierania umów w formie cyfrowej lub ustnej, niemieckie przepisy wymagały dostarczenia pracownikowi pisemnego potwierdzenia kluczowych warunków zatrudnienia. Dokument taki musiał obejmować informacje o wynagrodzeniu, godzinach pracy i urlopie, a jego papierowa forma była obowiązkowa zgodnie z § 126 BGB.

W praktyce oznaczało to konieczność przekazywania pracownikom fizycznych egzemplarzy umów, co wiązało się z dodatkowymi formalnościami. Nowe regulacje wprowadzone w ramach Ustawy o ulgach biurokratycznych IV znoszą upraszczają ten proces zawierania umów. Od 1 stycznia 2025 roku wystarczająca jest forma tekstowa umowy o pracę w Niemczech, co eliminuje konieczność drukowania i odręcznego podpisywania dokumentów. Z wyjątkiem kilku specyficznych sytuacji, umowy o pracę mogą być teraz finalizowane w pełni cyfrowo, co stanowi krok w stronę większej efektywności i redukcji biurokracji.

Jak działa zawieranie umowy o pracę przez internet w Niemczech? 

Zmiany w niemieckich przepisach dotyczących zawierania umów o pracę umożliwiają ich zawieranie drogą online. Wystarczy, aby pracodawca przesłał warunki zatrudnienia w wiadomości e-mail lub innej formie drogą online. Pracownik musi mieć możliwość ich odczytania, zapisania i wydrukowania. Nowe przepisy obejmują kluczowe aspekty umowy o pracę, takie jak czas pracy, okres próbny, wynagrodzenie czy zasady dotyczące urlopu. Szczegółowe informacje na ten temat zawarte są w § 126b BGB oraz rozdziale 2 NachwG.

Aby forma tekstowa umowy o pracę w Niemczech udostępniana online była zgodna z nowymi wymogami prawnymi, konieczne jest:

• zapewnienie dostępu do dokumentu w sposób umożliwiający jego archiwizację przez pracownika,
• pracodawca musi uzyskać dowód odbioru wysłanej formy tekstowej umowy o pracę. Może to być potwierdzenie odczytania wiadomości lub odpowiedź zwrotna, 

Specjaliści ds. niemieckiego prawa pracy zalecają umieszczenie w e-mailu lub w informacji wysyłanej za pośrednictwem komunikatora, prośby o potwierdzenie otrzymania wysłanej wiadomości. W przypadku braku reakcji po kilkukrotnym przypomnieniu, pracodawca, w celu dopełnienie formalności, może wydrukować umowę i wysłać ją pocztą.

Przestrzeganie powyższych zasad jest szczególnie istotne w razie ewentualnych sporów sądowych, gdy kluczowe staje się udowodnienie, że pracownik otrzymał i zapoznał się z warunkami umowy o pracę wysłanej drogą online. Nowe regulacje eliminują zbędną biurokrację, jednocześnie wprowadzając rozwiązania zapewniające większą przejrzystość i bezpieczeństwo formalności związanych z zatrudnieniem.

Zawarcie umowy o pracę w Niemczech przez e-mail lub WhatsApp 

Zgodnie z nowymi przepisami, które weszły w życie w Niemczech od 1 stycznia 2025 roku,  zawieranie oraz modyfikowanie warunków zatrudnienia jest możliwe za pomocą systemów kadrowych, poczty elektronicznej oraz komunikatorów internetowych, takich jak WhatsApp. Szczególnie w małych przedsiębiorstwach, zatrudniających mniej niż dziesięciu pracowników, często stosuje się tego typu rozwiązania przy ustalaniu kwestii wynagrodzenia czy zmianie godzin pracy.

Mimo uproszczenia procesu zawierania umowy o pracę, pracownik wciąż ma prawo do otrzymania pisemnego potwierdzenia kluczowych warunków zatrudnienia. Oznacza to, że w razie potrzeby pracodawca zobowiązany jest dostarczyć dokument w tradycyjnej formie. Cyfrowa forma umów usprawnia procesy administracyjne, jednak nie zwalnia z konieczności przestrzegania zasad dotyczących przejrzystości i zabezpieczenia praw obu stron związanych z zawieranym stosunkiem pracy. 

Rozwiązanie umowy o pracę w Niemczech przez internet 

Pomimo wprowadzonego uproszczenia związanego z zawieraniem umowy o pracę przez internet w Niemczech, jej wypowiedzenie nadal wymaga zachowania formy pisemnej, co oznacza, że dokument musi zostać wydrukowany, podpisany i dostarczony w tradycyjny sposób. Przekazanie rezygnacji drogą elektroniczną, np. poprzez e-mail lub komunikatory internetowe, nie ma mocy prawnej.

Przepisy te mają na celu zapobieganie pochopnym decyzjom, które mogłyby zostać podjęte pod wpływem emocji. Dla przykładu – jeśli pracownik napisze wypowiedzenie, podpisze je, a następnie prześle zdjęcie dokumentu przez WhatsApp, takie działanie nie jest prawnie wiążące. Wymóg fizycznego wydrukowania i dostarczenia dokumentu pocztą zapewnia czas na ponowne przemyślenie decyzji i chroni przed jej pochopnym podjęciem. W sytuacji, gdy pracownik po kilku dniach zmieni zdanie, umowa pozostaje w mocy, ponieważ wcześniejsza rezygnacja nie spełniała formalnych wymogów prawnych.

Kiedy obowiązuje papierowa forma umowy o pracę w Niemczech? 

Umowy o pracę na czas określony w Niemczech wciąż wymagają formy pisemnej, choć nowe przepisy dopuszczają możliwość ich zawarcia w formie elektronicznej. Dotychczas kwestia ta budziła wątpliwości w orzecznictwie, jednak kwalifikowany podpis elektroniczny (qeS) daje obecnie pewność, że umowa podpisana z jego wykorzystaniem zostanie uznana za prawnie wiążącą obie strony. 

Jeśli kwalifikowany podpis elektroniczny nie zostanie zastosowany, obowiązuje tradycyjna procedura. Pracodawca musi osobiście lub drogą pocztową dostarczyć pracownikowi podpisany dokument i uzyskać jego podpis.

W niektórych branżach w Niemczech nadal obowiązują przepisy wymagające pisemnej formy umowy o pracę. Dotyczy to sektorów szczególnie narażonych na nielegalne zatrudnienie i pracę bez formalnego zgłoszenia, takich jak: 

• budownictwo, 
• gastronomia, 
• transport pasażerski, 
• logistyka, 
• przemysł mięsny, 
• leśnictwo, 
• sprzątanie budynków, 
• show-biznes, 
• ochrona, 
• branża związana z targami i wystawami.

Wprowadzenie tych zasad ma na celu eliminację możliwości manipulacji warunkami zatrudnienia wstecz. Obowiązek pisemnej umowy od początku relacji pracowniczej stanowi zabezpieczenie zarówno dla pracowników, jak i dla niemieckich organów kontrolnych.

Obserwuj MyPolacy.de na Facebooku, Instagramie, Threads, YouTube.

Wróć na stronę główną MyPolacy.de.

Zdjęcie: shotprime
Źródło: impulse.de